【仕事の効率を上げるために】マルチタスクの管理術

こんにちは、オージュンです。

今回は転職したことで、業務内容がマルチタスクへと変化した30代サラリーマンが慣れるために行ったこと・考えたことをまとめてみました。

転職したての私は、

前職との違いや慣れない仕事ということもあり、こんな感じで、混乱の日々を過ごしていました。

そこで前職まではあまり意識はしていなかったが、当たり前のことを意識して行ってみました。

ちなみに、ゼネコンと大学職員（発注者）の業務の違いをまとめると以下のようになります。

メールを見る時間を決める

最初はメールを確認する時間を毎日決めておくことです。

たとえば、

• 出社したらすぐ
• 10時
• 13時
• 15時
• 17時

という風にメールを見る時間を決めておきます。

前職では、わりとメールが来たらすぐに確認し、対応をしていました。

しかし、現職では、その日にどの物件の作業を行うのか取捨選択しなくてはいけません。
（当然急ぎで対応しなくてはいけないものは別です）

メールに敏感に対応をしていると脳を切り替える必要があり、作業の効率が下がってしまいます。

to doリストを作る

次は、to doリストを作ることです。

前職でも、to doリストは作っていました。
しかし、基本的には、1つの物件のみを扱っていたため、やらなくてはいけないことはイヤでもわかるし、頭の中で混乱することはありませんでした。

ただ、現職では、『自分で期限を決めることができない＋複数の物件のメールや連絡が来る』という状態です。

こんな状態なので、to doリストを作成し、優先順位をつけ、業務を次々とこなしていく必要があります。

私はノートにto doリストとその日の優先順位を書き、整理して業務をこなすようにしています。

私の場合は、手書きでノートに書くことで、頭の中が整理され、また、いつでも見返すことができ、良いです。

人に任せられることはすぐに任せる

最後は、人に任せられることは任せるということです。

自分にメールや電話で対応依頼が来たとしても、別に担当の人がいる場合は、遠慮せずに、すぐにその人に仕事を任せることが重要です。

ここで重要なことはすぐに任せるということです。

少しでも時間が経ってしまうと、仕事を任せることに罪悪感や遠慮が出てきてしまいます。

そのため、すぐにに任せてしまいましょう。

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いかがだったでしょうか？

私もようやくマルチタスクに慣れてきたかなという段階です。

これから、より重要な仕事を任されていくと思うので、自分の中のルールを守り、効率的に仕事をしていきます。

ここまで読んでいただきありがとうございます。

では、また！！