【脱！残業】シングルタスク10年のアラフォー会社員のマルチタスクのこなし方

こんにちは、オージュンです。

今回はほぼシングルタスク会社員として10年間勤めたのちに、マルチタスク会社員に転職したアラフォーがマルチタスクに慣れるために行ったことについて書いていきます。

ちなみに前職は、土木の施工管理をしており、基本的に1つの現場だけを監理し、その書類作成や課題解決に尽力してきました。

細かいところは当然マルチタスクになりますが、大きな枠としての業務単位としては１つとなります。

今は、建築の発注業務をしているので、自分の担当業務が3〜4件程度あります。しかも、似たような話が多々あり、打合せもいっぱいで、頭が混乱することがよくありました。

このように混乱していましたし、今でも混乱します。

そこで、私がマルチタスクを行うにあたり、取り組んでいることを書いていき、私と同じような悩みを持つ人の参考にしていただければと思っています。

メールを見る時間を決める

最初はメールを確認する時間を毎日決めておくことです。

例えば、朝出社したらすぐ、10時、12時、15時になったらメールを確認し、至急対応するものだけに返信、という形を取るようにする。

メールが来たらすぐに対応することが大切だという意見もありますが、メールが来るたびに開いて返信をしていたら、他の仕事は全く進みません。

それに、進行中の業務が中途半端になり、逆に効率が悪くなってしまいます。

急ぎではないメールに関しては、1日の最後に返信することが良いと思います。

私は、夕方から夜にメールを作成し、送信設定をして、帰るようにしています。

遅い時間にメールを返信すると、良くないと思う上司もいると思うので、少し気をつかっています。

to doリストを作る

次は、to doリストを作ることです。

前職でも、to doリストは作っていましたが、基本的に1つの案件に対して、集中して取り組むスタイルであったため、やらなくてはいけないことはイヤでもわかるという状態でした。

ただ、転職して1年では、『自分で仕事がコントロールできない＋3〜４の案件のメールや連絡が多々来る』という状態になると思います。

そんな状態では、to doリストを作成し、重要さや期限が差し迫った業務を次々とこなしていく必要が出てきます。

そこで、私はノートにto doリストを書き、整理して業務をこなすようにしています。

また、手書きでノートに書くことで記憶により残り、いつでも見返すことができて、良い影響を与えていると思っています。

人に任せられることは任せる

最後は、人に任せられることは任せるということです。

自分にメールや電話で対応依頼が来たとしても、別に担当の人がいる場合は、遠慮などせずに、すぐにその人に仕事を任せることが重要です。

ここで重要なことはすぐに任せるということです。

少しでも時間が経ってしまうと、仕事を任せることに罪悪感や遠慮が出てきてしまいます。

そのため、すぐにに任せてしまいましょう。

---

いかがだったでしょうか？

私もようやくマルチタスクに少しは慣れてきたかなという段階です。

これからもより重要な仕事を任されていく中で、業務の取捨選択は重要になってくるので、仕事術を学んで、ブログ時間を確保していきます！！

では、また！！